Archiwizacja danych elektronicznych
Archiwum elektroniczne to przede wszystkim mniej dokumentów w formie tradycyjnej, papierowej.
Elektroniczne archiwum dokumentów to doskonale rozwiązanie zapewniające scentralizowany dostęp do wszelkiego rodzaju danych, w tym dokumentacji papierowej czy wiadomości elektronicznych z załącznikami.
Prowadzenie działalności wiąże się z produkcją dużej liczby dokumentacji dotyczącej pracowników, kontrahentów, finansów firmy. Wszystkie te dokumenty należy przechowywać przynajmniej przez kilka lat, ponieważ takie są przepisy prawa polskiego. Archiwizowanie tych dokumentów jest niezwykle pracochłonne i czasochłonne. Powinny być one dobrze opisane i uporządkowane, aby ich poszukiwanie było ułatwione. Sposobem na archiwizowanie dokumentów jest wdrożenie systemu Sekretariat Archiwum.
Elektroniczne archiwum dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów, ich przechowywanie i archiwizowanie, pomoże Ci zoptymalizować procesy biznesowe. Wzrośnie także efektywność oraz wydajność pracy Twoich pracowników. Elektroniczne archiwum dokumentów doceniło już wielu przedsiębiorców w całej Polsce. Program obsługuje zarówno zdigitalizowane dokumenty papierowe, jak i pliki elektroniczne. Warto podkreślić, że wszelkie dokumenty procesowane w systemie Sekretariat Archiwum automatycznie trafiają do wbudowanego elektronicznego archiwum dokumentów, do którego mają dostęp autoryzowani użytkownicy.
Żadna firma nie może się obyć bez archiwum dokumentów. Mimo iż archiwum (zwykle z przyczyn formalnych) ma swoją papierową wersję, to coraz częściej wprowadzane są rozwiązania cyfrowe, pozwalające na dostęp do wirtualnych kopii dokumentów.
Elektroniczne archiwum dokumentów – Sekretariat sprawia, że dostęp do dokumentów jest szybszy, lepiej kontrolowany, a papierowy oryginał może spoczywać bezpiecznie w szafie i nie ma obawy, że ktoś go zgubi lub zniszczy.
Archiwizowanie dokumentów
Nieodłącznym elementem działalności każdego przedsiębiorstwa jest katalogowanie i archiwizowanie dokumentów różnego typu, które najczęściej przyjmują formę faktury, raportu, umowy, aneksu, rozporządzenia. Przechowywanie ich we właściwy sposób stanowi gwarancję zabezpieczenia ważnych informacji oraz szybkiego dostępu do nich. Archiwizacja dokumentów elektronicznych w Sekretariat Archiwum oznacza szybki dostęp do dokumentów. Digitalizacja Sekretariat Archiwum to gwarancja szybkiego dostępu do informacji, sprawnego jej przepływu między komórkami organizacyjnymi oraz spójność i jednolitość w katalogowaniu i archiwizacji dokumentów.
Ogólnym problemem teraźniejszych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą powierzchnię biurową. Ponadto każde przedsiębiorstwo, które chce odnosić sukcesy musi mieć zagwarantowany szybki dostęp do strategicznych informacji bez względu na czas i miejsce pobytu jego pracowników. Odpowiedzią na te potrzeby jest digitalizacja dokumentów i wprowadzenie archiwum dokumentów elektronicznych, które przynoszą liczne korzyści w postaci oszczędności miejsca, sprawniejszego obiegu dokumentacji, znacznie prostszego dostępu do danych oraz minimalizacji ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów.
Zalety przechowywania dokumentów w formie elektronicznej
Posiadanie elektronicznego archiwum dokumentów umożliwia oszczędne zagospodarowanie przestrzeni w biurze, która dotychczas służyła do przechowywania dokumentów. Firma uwalnia się wówczas od konieczności tworzenia i zarządzania archiwum „papierowym”.Ponadto digitalizacja dokumentów pozwala na uporządkowanie danych biznesowych wedle praktycznie nieograniczonych kryteriów.
Elektroniczne archiwum dokumentów to nie tylko porządek, ale przede wszystkim znaczne ułatwienie dotarcia do poszukiwanej informacji, która już uprzednio została zarchiwizowana. Funkcja zaawansowanego wyszukiwania pozwoli odnaleźć każdy, choćby najstarszy dokument w kilka sekund.
Zalety systemu Elektronicznego obiegu dokumentów
- Szybki i wygodny dostęp do dokumentacji w formie elektronicznej.
- Możliwość jednoczesnej pracy wielu pracowników klienta z jednym dokumentem.
- Usprawnienie komunikacji pomiędzy użytkownikami systemu poprzez opcję zapisu dodatkowych informacji bezpośrednio na elektronicznej wersji dokumentu.
- Skuteczniejsza ochrona informacji zawartych w dokumentach.
- Zminimalizowanie ryzyka uszkodzenia/zniszczenia źródłowej dokumentacji papierowej.
- Ograniczenie obiegu dokumentu w formie papierowej do niezbędnego minimum.
