Korespondencja

Dziennik korespondencji pozwala na ewidencję korespondencji otrzymanej oraz wysyłanej. Dla danej korespondencji istnieje możliwość przydzielania działów odpowiedzialnych za potwierdzenie przyjęcia korespondencji. Osoba odpowiedzialna za obsługę sekretariatu w automatyczny sposób może wysyłać z dziennika korespondencji przypomnienia e-mail do pracowników w celu potwierdzenia dokumentów wprowadzonych do obiegu.

Do głównych zalet programu zaliczyć należy tworzenie raportów z korespondencji, wydruków, dodawanie plików do danych kontrahenta, sprawdzenie poprawności i lokalizowanie (NIP, numerów kont bankowych, kodów pocztowych, REGON, PESEL). Dodatkowo aplikacja Sekretariat Firma została wyposażona w moduł pracy w sieci pomiędzy wieloma użytkownikami, archiwum korespondencji oraz szybką wyszukiwarkę.

Oprogramowanie do prowadzenia kancelarii, musi być przede wszystkim proste w obsłudze. Stanowisko sekretarki to praca, w której należycie przygotowane dokumentacje oraz jej dekretacje to klucz do zwiększonej wydajności firmy. Aby zwiększyć wydajność pracy kancelarii czy sekretariatu należy pogrupować gromadzone informacje. Na przeciw temu wyzwaniu przychodzi Program Sekretariat Firma, który od spełnia wymagania każdej kancelarii dekretującej znaczne ilości dokumentów.

System jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnej książki pism przychodzących i wychodzących rozbudowanym o szereg funkcji związanych z przekazywaniem i udostępnianiem korespondencji. Pozwala ewidencjonować pisma przychodzące, wychodzące i wewnętrzne, nadaje numery i znaki. Przechowuje w bazie wersje elektroniczne dokumentów jako załączniki do pozycji dziennika korespondencji. (także pliki np. skanowane dokumenty, faksy). Umożliwia łączenie korespondencji w strukturę hierarchiczną, grupując pisma stanowiące odpowiedź bądź kontynuację korespondencji.

Podstawowe funkcje - Dziennik korespondencji

  • Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
  • Kategoryzacja dokumentów przychodzących i wychodzących
  • Przydzielanie korespondencji poszczególnym działom w celu potwierdzenia przyjęcia
  • Podpinanie załączników pod korespondencję
  • Współpraca z urządzeniami skanującymi
  • Skanowanie seryjne dokumentów
  • Tworzenie korespondencji seryjnej
  • Tworzenie wysyłek seryjnych
  • Wydruki korespondencji, kopert, książki nadawczej
  • Prowadzenie spraw
  • Wysyłanie e-maili z powiadomieniem o konieczności potwierdzenia dokumentów

Ewidencja korespondencji

Rejestracja korespondencji w programie Sekretariat jest bardzo prosta, a dzięki wykorzystaniu bazy kontrahentów - szybsza niż w tradycyjny sposób. Ponadto ułatwia codzienne czynności, w szczególności poprzez automatyczne adresowanie kopert, wydruki nalepek adresowych, obliczanie opłat pocztowych. Program umożliwia wydruki dziennika korespondencji oraz list podpisania odbioru.

Informacje o dokumencie

Dostęp do bieżącej informacji czy dany dokument został otrzymany / wysłany oraz gdzie jest przechowywany oryginał. W przypadku większej firmy dowiesz się czy dany dokument został odebrany przez wskazaną osobę oraz kiedy została wysłana odpowiedź. Wyszukanie dowolnego dokumentu jest szybkie i proste - może być wykonane przy zadaniu takich kryteriów jak kontrahent, opis, numeru dokumentu, data lub rodzaj.

Kilka sekretariatów w jednym miejscu

W przypadku posiadania większej firmy oraz kilku sekretariatów możliwe jest prowadzenie kilku rejestrów - a jednocześnie posiadania informacji na temat całej korespondencji w firmie. Dzięki pracy przez standardową przeglądarkę internetową, sekretariaty mogą być oddalone od siebie terytorialnie a jednocześnie pracować na tej samej bazie danych. Z dziennika może korzystać jednocześnie wiele osób. Uprawnieni operatorzy pracują w przydzielonych im rejestrach dziennika lub prowadzą różne dzienniki. Po zalogowaniu mają dostęp do przypisanej im korespondencji – zarówno tej, którą tworzą i której są odbiorcami, jak i tej którą mogą być zainteresowani. Jako podmioty mogą tu występować zarówno jednostki organizacyjne jak i pracownicy z danych jednostek.

Zarządzanie bazą danych

Dołożyliśmy wszelkich starań, by zarządzanie wielotysięczną bazą danych nie sprawiało jakichkolwiek problemów. Wprowadziliśmy szereg ułatwień, które pozwolą utrzymać porządek bazy danych. System Sekretariat pozwala na tworzenie dowolnych grup kontrahentów oraz oznaczanie kontrahentów jako nieaktywnych. Kontakty o określonych parametrach z łatwością można odnaleźć przy pomocy zaawansowanych filtrów.

Podstawowe funkcje - Dziennik korespondencji

  • Współpraca z wydajnymi bazami danych Microsoft SQL
  • Import kontaktów z zewnętrznych baz danych
  • Przydzielanie praw dostępu do poszczególnych kontrahentów
  • Szybkie, bardzo efektywne wyszukiwanie kontrahentów

Co zyskujesz

Dziennik korespondencji to sprawdzony sposób na usprawnienie działania firmy. Dzięki niemu korzyści odnoszą nie tylko pracownicy firmy ale również jej klienci. Dokumenty elektroniczne są zdecydowanie łatwiejszym materiałem do pracy, niż te tradycyjne. Pozwalają one na śledzenie ruchu dokumentów, w każdej chwili można sprawdzić gdzie znajduje się dany dokument oraz jakie prace były na nim wykonane i co trzeba z nimi jeszcze zrobić.

Program Sekretariat a instrukcja kancelaryjna

Wszystkie zagadnienia związane z korespondencją w przedsiębiorstwie reguluje instrukcja kancelaryjna, czyli zbiór przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa czynności związanych z obiegiem pism oraz tryb formalnego postępowania z pismami i aktami. Instrukcja kancelaryjna reguluje następujące zagadnienia:

  • zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, punkty zatrzymania itp.),
  • zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,
  • czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu, kancelarii) w przyjmowaniu i wysyłaniu pism,
  • tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (poczta wewnętrzna),
  • tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,
  • tryb rejestracji i znakowania pism,
  • dopuszczalne formy załatwiania spraw,
  • zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,
  • zasady terminowości i kontroli załatwiania spraw,
  • zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do składnicy.

Systemy kancelaryjne

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych:

* System dziennikowy występuje w dwóch odmianach : jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji. Jest prosty lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy.

* System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach podawczych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. Kopię pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przysyłanych przechowuje referent. System ten jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dziennikowym.

* System mieszany łączy pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego . W niektórych jednostkach organizacyjnych pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku podawczym zaś pisma przysyłane rejestrowane są tylko w książce pocztowej.

Galeria

  • Dziennik korespondencji
  • Korespondencja otrzymana
  • Powiadomienia email
  • Pocztowa książka nadawcza