Dziennik korespondencji
Dziennik korespondencji pozwala na ewidencję korespondencji otrzymanej oraz wysyłanej.
Dla danej korespondencji istnieje możliwość przydzielania działów odpowiedzialnych
za potwierdzenie przyjęcia korespondencji. Osoba odpowiedzialna za obsługę sekretariatu
w automatyczny sposób może wysyłać z dziennika korespondencji przypomnienia e-mail
do pracowników w celu potwierdzenia dokumentów wprowadzonych do obiegu.
Do głównych zalet programu zaliczyć należy tworzenie raportów z korespondencji, wydruków, dodawanie plików do danych kontrahenta, sprawdzenie poprawności i lokalizowanie (NIP, numerów kont bankowych, kodów pocztowych, REGON, PESEL). Dodatkowo aplikacja Sekretariat Firma została wyposażona w moduł pracy w sieci pomiędzy wieloma użytkownikami, archiwum korespondencji oraz szybką wyszukiwarkę.
Oprogramowanie do prowadzenia kancelarii, musi być przede wszystkim proste w obsłudze. Stanowisko sekretarki to praca, w której należycie przygotowane dokumentacje oraz jej dekretacje to klucz do zwiększonej wydajności firmy. Aby zwiększyć wydajność pracy kancelarii czy sekretariatu należy pogrupować gromadzone informacje. Na przeciw temu wyzwaniu przychodzi Program Sekretariat Firma, który od spełnia wymagania każdej kancelarii dekretującej znaczne ilości dokumentów.
System jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnej książki pism przychodzących i wychodzących rozbudowanym o szereg funkcji związanych z przekazywaniem i udostępnianiem korespondencji. Pozwala ewidencjonować pisma przychodzące, wychodzące i wewnętrzne, nadaje numery i znaki. Przechowuje w bazie wersje elektroniczne dokumentów jako załączniki do pozycji dziennika korespondencji. (także pliki np. skanowane dokumenty, faksy). Umożliwia łączenie korespondencji w strukturę hierarchiczną, grupując pisma stanowiące odpowiedź bądź kontynuację korespondencji.
Delegacje
Firmy coraz częściej poszukują narzędzia, które pozwoli im na uporządkowanie całego procesu obsługi delegacji pracowników. W szczególności, jeśli dokumentowanie i ich rozliczenie odbywa się papierowo. Zautomatyzowanie procesu obsługi delegacji pozwala nie tylko na odciążenie pracowników, a również wpływa na optymalizowanie całego procesu związanego z planowaniem, akceptowaniem i rozliczaniem podróży służbowej.
Delegacje są codziennością dla pracowników wielu firm. Wyjazdy na spotkania z klientami, w celu nadzorowania projektów, na konferencje, szkolenia czy w jakichkolwiek innych celach związanych z wykonywaną pracą.
Wdrożenie aplikacji pozwala na szybki i niezawodny dostęp do informacji związanych z wyjazdami służbowymi w firmie.
Rejestr wyjść
Funkcjonalność rejestruje wszystkie wyjścia pracowników z firmy. Pracownik wyjeżdżając do klienta musi zaewidencjonować swoje opuszczenie miejsca pracy uzupełniając kluczowe informacje o tym do kogo wyjeżdża o której godzinie i w jakim celu. Osoby odpowiedzialne za prowadzanie sekretariatu mogą w szybki sposób sprawdzić o której godzinie dana osoba opuściła stanowisko pracy.
Mailling
W dzisiejszych czasach nikt nie ma już czasu na pisanie maili do każdego z osobna. Tym bardziej, jeśli w grę wchodzi wysyłka wiadomości do wszystkich potencjalnych klientów. Pakiet Sekretariat Firma Mailing jest skutecznym narzędziem służącym do obsługi wielu list mailingowych (newsletterów) w których macie Państwo pełną kontrolę na treścią wysyłek oraz bazą adresową.
Sekretariat Mailing wspiera funkcję masowej korespondencji (w języku polskim i nie tylko) w formacie tekstowym, HTML oraz mieszanym (TXT+HTML) i nie wymaga ponoszenia żadnych opłat związanych z wysyłką nawet bardzo dużej ilości listów elektronicznych (tzw. mass mailingu). W programie zaimplementowano własny serwer pocztowy , dzięki któremu cała korespondencja może być wysyłana bezpośrednio z Państwa komputera bez pośrednictwa serwerów dostawców poczty (tzw. ISP).
Umowy
Trudno sobie wyobrazić prowadzenie firmy bez umów, kontraktów i innych dokumentów, które regulują zasady na jakich świadczymy nasze usługi. Forma prowadzenia biznesu oraz jego skala bardzo często zmusza nas do zarządzania coraz to większymi archiwami dokumentów, o które należy dbać i przechowywać przez cały okres świadczenia usług, a nawet po ich zakończeniu. O ile małe firmy jakoś radzą sobie z tym problemem, o tyle skala operacyjna dużych firm już niestety odczuwa skutki braku narzędzi oraz filozofii zarządzania umowami.
Rejestr Umów porządkuje umowy oraz ułatwia zarządzanie nimi. Główną korzyścią wdrożenia tego modułu jest przechowywanie w jednym miejscu wszystkich kluczowych dokumentów w firmie. W rejestrze można umowy porządkować według działów, przedmiotu, itp. System przypomina o terminie wygaśnięcia umowy, co pozwala z odpowiednim wyprzedzeniem rozpocząć procedurę przetargową jej odnowienia.
Rozwiązanie w sposób bezpieczny i efektywny zarządza wszystkimi istotnymi dokumentami związanymi z umowami, spełniając równocześnie wymogi prawne oraz te dotyczące zasad przechowywania. Teraz kontrakt można utrwalić w formie cyfrowej, wyszukać oraz zarządzać bieżącymi umowami ramowymi i o współpracy oraz umowami licencyjnymi i serwisowymi jedynie po naciśnięciu klawisza.
Rozwiązanie Sekretariat Firma do zarządzania umowami oferuje jedno repozytorium do przechowywania umów, zapewniając pracownikom natychmiastowym dostęp do potrzebnych informacji. Gdy dokumenty są już w systemie – zaimportowane z innych systemów lub zeskanowane – łatwiej jest na nich pracować przez cały okres obowiązywania umowy. Każda zmiana jest śledzona i zapisywana, co zapewnia pełną historię zmian z informacjami o dacie zmiany i osobie dokonującej zmiany. Uzupełnione umowy mogą następnie przejść przez cykl zatwierdzania w trybie automatycznym, a odpowiednia osoba zatwierdzająca może skorzystać z opcji podpisu cyfrowego.
Terminarze
Sekretariat Terminarz to funkcjonalny, prosty w obsłudze elektroniczny terminarz. Przejrzyście wyświetla wprowadzone zadania, istnieje możliwość wprowadzenia opisu, ustalenia okresowości. Program jest szybki i zużywa mało pamięci operacyjnej. Z programem Sekretariat Terminarz na pewno nie zapomnisz o żadnym ważnym terminie!
Zarządzanie jakością
Moduł ISO umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją systemu zarządzania jakości. Jego przyjazny dla użytkownika interfejs zapewnia prosty dostęp do księgi jakości, procedur jakości, procesów oraz formularzy, przez co program stanowi doskonałe narzędzie pracy pełnomocnika ds. ISO w firmie. Jest to rozwiązanie przemyślane i zaprojektowane z myślą o użytkowniku, nie tylko pod kątem jego potrzeb, ale i udogodnień.
Ewidencja wyposażenia
Program Sekretariat moduł Ewidencja to łatwy w obsłudze program wspomagający ewidencjonowanie i obsługę składników wyposażenia firmy. Ewidencja wyposażenia ułatwia kontrolę nad posiadanym sprzętem komputerowym (wraz z jego podzespołami), licencjami na oprogramowanie i innymi elementami wyposażenia. Każdy składnik może być szczegółowo opisany (nr seryjny, stan techniczny, data zakupu, nr faktury, osoba odpowiedzialna, lokalizacja itp.). Ewidencja wyposażenia daje ponadto możliwość generowania różnego rodzaju zestawień, raportów i dokumentów, a także eksport i archiwizację wprowadzonych danych.
